วันอาทิตย์ที่ 14 ตุลาคม พ.ศ. 2550

DMAIC & SDLC

Compare and Contrast
DMAIC & SDLC

Chai-NaPol AkaraSupasate


Introduction
This is a comparative and contrasting study between DEMAIC and SDLC for the purpose of academic understanding in those two methods.

DMAIC stand for define, measure, analyze, improvement and control which are the main processes for applying six sigma standard in management.

SDLC stand for system development life cycle which is the process for developing an IT project which is the traditional and most used process.

While DMAIC concerns the least defected outcome, SDLC concerns the workable finished outcome. Which will be the most appropriate in the real world? Let’s compare and contrast in detail.


Process Comparison
The process of DMAIC1 and the well known SDLC2, waterfall model, are comparatively displayed in the following table.

DMAIC
SDLC
Define

Measure

Analyze

Improve

Control

Project Innitiation

System Analysis

System Design

Construction

Testing & Quality Assurance

Implementation



These steps in the two processes are not parallel, when we look in detailed steps of each process they are overlapped in some areas. Here are the steps of those two.

Steps of the Two Streams-Unmatched

DMAIC3
SDLC4
Define
Define the problems
Form a team
Establishing a project charter
Develop a project plan
Identify the customers
Identify key outputs
Identify, prioritize customer requirement
Document the current process
Project Initiation
1. Identify the problem
2. Form a team
3. Identify preliminary requirement
4. Validate the requirement
5. Develop a feasibility study
6. Obtain project approval
Measure
Determine what to measure
Conduct the measurement
Calculate current sigma level
Determine process capability
Benchmark process leader
System Analysis
1. Understand the current process
2. Identify the requirement
3. Prioritize the requirement
4. Identify potential process improvement
5. Determine the improvement which has the greatest impact for requirement
6. Create a detail to be a process map
7. Assess the impact and the risk
8. Complete the development of conceptual design
9. Complete the requirement specification document
10. Obtain approval
Analyze
Determine what cause the variation
Brainstorm ideas for improvement
Determine the improvement which has the greatest impact for requirements
Develop process map
Assess risks associated
Revise the process
System Design
1. Functional design
2. Technical design
3. Program design
Improve
Approve necessary change
Finalize implementation plan
Implement the improvement
Construction
1. Coding
2. Defect prevention
Control
Establish key matrix
Develop the control strategy
Celebrate and communicate success
Implement the control plan
Measure and communicate improvement
Testing and Quality Assurance
1. Test plan
2. Use Test
3. Approval

Implementation
1. Customer training
2. Customer documentation
3. Data conversation
4. Project evaluation

Steps of the Two Streams-Matched5

DMAIC
SDLC
Define, measure, analyze
Project initiation
Define, measure, analyze
System analysis
Analyze
System design
Improve
Construction
Improve
Testing & quality assurance
Improve and control
Implementation



The Comparison and Contrast on Logic

DMAIC
SDLC
1. The logic of DMAIC is to cultivate the high standard by deleting and preventing defects.
2. DMAIC applies to any kind of projects.
3. DMAIC is a process oriented approach.8
4. DMAIC is a problem solving focus.9
5. DMAIC is a learning process, practitioners need not to know everything before doing.10
1. The logic of SDLC is to complete the project by trying to meet customer requirement.
2. SDLC applies to software project only
3. SDLC is a data oriented approach.
4. SDLC is a work achievement focus.
5. It is a professional process, practitioners need to know many things before doing.



The Comparison and Contrast on Practicality

DMAIC
SDLC
1. DMAIC is a spiral model of define, measure, analyze, improvement and control. It spins around loop after loop until reach the standard.
2. It takes a long time to reach the standard.
3. There are many levels of expert team involved in a project.
4. DMAIC is provided for unlimited changes.

5. Need standards, measurement criteria and improvement designs.
6. DMAIC lets customers involve in every step.11
7. Consists of uneven distribution process
8. There is a lot more of improvement cycles.
9. The process is compatible to SDLC.
1. The most popular traditional SDLC is a waterfall model. It targets at the finished product that satisfies customers only.
2. It usually takes shorter time than DMAIC
3. There are less complicate team than DMAIC

4. SDLC affords limited change due to time and budget.
5. Need logical, physical and integrated network designs.7
6. SDLC lets customer involve in some step only.
7. Consists of uneven distribution process.12
8. There is a lot more in test cycles.13
9. The process if compatible to DMAIC.





The Comparison and Contrast on Quality Assurance

DMAIC
SDLC
1. The acceptable standard is as high as 6 sigma

2. Defects are investigated and corrected through out the process, ease and difficulties diverse around people and tasks.
1. The acceptable standard is as high as customer’s satisfaction
2. Defects in the first two stages are hard to find but easy to be corrected, while those in the later stages are easy to find but hard to be corrected.6



Conclusion
DMAIC is the main process for process improvement in any project of the organization aiming high standard of quality. SDLC is the system development life cycle applied in IT project aiming on project achievement.
Both approaches have similar steps but differ in logic and detail. While DMAIC is an on learning improvement expecting defect less than 3.4 out of 1 million opportunities, SDLC is an expertise task expected completion with no defect within a short time.
DMAIC is a problem solving and improvement process oriented; SDLC is a data organizing oriented process.
Both are useful when we use in the right project for certain purposes with known constraints




References
1. James R. Evan & William M. Lindsay,2005; Six Sigma and Process Improvement, South-Western, USA, p.40-42
2. Christine B. Tayntor, 2003; Six Sigma Software Development, CRC Press LLC, USA, p.114
3. Christine B. Tayntor, 2003; Six Sigma Software Development, CRC Press LLC, USA, p.109
4. Christine B. Tayntor, 2003; Six Sigma Software Development, CRC Press LLC, USA, p.121,140,149,159,163-165,173
5. Christine B. Tayntor, 2003; Six Sigma Software Development, CRC Press LLC, USA, p.119
6. Carnegie Mellon, 1994; Software Process Achievement, Software Engineering Institute, p.20
7. Prof.Peter khaiter, System Analysis and design, Lecture 2, p.10
8. Lori Marin, 2002, Minimizing Operational Risk and Optimizing Performance, AON, p. 12
9. Craig Gygi, Neil DeCarlo, Bruce Williams,2005, Six Sigma for Dummies, Wiley Publishing, p.20
10. Craig Gygi, Neil DeCarlo, Bruce Williams,2005, Six Sigma for Dummies, Wiley Publishing, p.21
11. Prof.Rick Edgeman, Customer and Competitive Intelligence, Department of Statistice, Idaho University, p.6.14
12. KRvW, Associate, 2007; Integrating Tools into SDLC, KRvW, LLc, p 6
13. Administrative Information Service, MAIS System Development Life Cycle, University of Michigan, USA, p.1


วันเสาร์ที่ 13 ตุลาคม พ.ศ. 2550

การบริหารเศรษฐกิจพอเพียง

“แนวทางเศรษฐกิจชาติ และเศรษฐกิจองค์กร: ทุนนิยม สมดุล มนุษยนิยม”

ไชย ณ พล อัครศุภเศรษฐ์


บทวิเคราะห์ และสังเคราะห์
เศรษฐกิจมนุษยนิยมเป็นสิ่งที่ดี และทุนนิยมก็ไม่ใช่สิ่งที่เลว เพราะเงินหรือทุนเป็นเพียงค่าสมมติ มีความเป็นกลาง และใช้เป็นตัวกลางในการแลกเปลี่ยน ไม่มีความดีหรือความเลวใดๆ ในเงิน ความดีหรือความเลวอาจเกิดขึ้นเพราะการแลกเปลี่ยนไม่เป็นธรรมอันอาจเกิดด้วยความละโมบของคนส่วนหนึ่งหรือชนชาติบางชนชาติ จึงทำให้ผู้อื่นลำบาก ดังนั้นความดี ความชั่วไม่ได้อยู่ที่เงิน แต่อยู่ที่คนและวิธีที่ควนใช้ในการแสวงหา รักษา และใช้เงิน ซึ่งอาจจะดีหรือเลวก็ได้ขึ้นอยู่กับมโนธรรมของบุคคล และระบบทางสังคม
กระนั้นเศรษฐกิจมนุษยนิยมโดยลำพัง แม้เป็นหลักการที่ดี แต่มักอ่อนแอ เหมือนหญิงสาวที่งดงามไร้เดียงสา แต่ภูมิคุ้มกันต่ำ เมื่อต้องอยู่ในโลกที่เต็มไปด้วยมลพิษ ย่อมติดเชื้อและเจ็บป่วยได้ง่าย เมื่อเศรษฐกิจมนุษยนิยมต้องอยู่ในโลกที่ใช้เงินเป็นค่ากลาง ท่ามกลางประชาคมนานาชาติที่แข่งขันกัน จึงมักมีความอ่อนแอ และอาจถูกนานาชาติรุกรานทางเศรษฐกิจได้โดยง่าย
เมื่อวิเคราะห์เชิงวิชาการด้วยความเป็นกลางแล้ว พบว่าประเทศที่ยึดแนวทางทุน มัก GDP สูง แต่ก็มีปัญหาสังคมสูง อัตราอาชญากรรมมากทั้งในประเทศและที่ละเมิดชนชาติอื่น
ส่วนประเทศที่ยึดแนวทางมนุษย์นิยม ปัญหาสังคมจะน้อย แต่ GDP ต่ำ ทรัพย์สินมักตกอยู่ในมือผู้ปกครองหรือรัฐ ประชาชนพอมีกิน แต่ไม่มั่งคั่ง และเมื่อต้องแข่งขันกับประเทศทุนนิยม มักเพลี่ยงพล้ำโดยง่าย เมื่อเพลี่ยงแต่ละครั้ง เศรษฐกิจก็ก็หายนะ เดือดร้อนกันทั้งประเทศ
ดังนั้น แนวทางเศรษฐกิจที่มั่นคงของชนชาติจึงควรเป็นแนวทางสังเคราะห์ทั้งทุนนิยมและมนุษยนิยมโดยผสมผสานให้ลงตัว ณ จุดพอดี
จุดพอดี คือ จุดที่พอเพียงทั้งสำหรับตน สำหรับครอบครัว สำหรับชุมชนสัมพันธ์ สำหรับป้องกันตนบนเวทีโลกด้วย แล้วที่ไหนคือเวทีโลก
จากกลไกโลกาภิวัฒน์ ที่บีบให้ทุกประเทศเปิดเสรีทางการค้า จึงทำให้ทุกที่ในโลก คือเวทีโลก ดังนั้นแม้จะอยู่ในประเทศตน และไม่คิดจะไปแข่งกับใคร แต่คนทั้งหลายในโลกก็เข้ามาแข่งกับเราในบ้านของเราเอง ดังนั้นความพอเพียงต้องเพียงพอสำหรับป้องกันตน หรือร่วมมือกับชนชาติอื่นอย่างเท่าเทียม และเป็นธรรมได้ด้วย
ทฤษฏีเศรษฐกิจพอเพียงของในหลวงจึงทรงเน้นย้ำทางสายกลาง เพื่อหาความพอเพียงที่พอดีให้เจอ ซึ่งสำหรับแต่ละคน และละอาชีพ แต่ละวงการอาจจะต่างกัน
การหาค่าความพอดีที่ง่ายและปฏิบัติได้จริง คือ

SE = Ha(W + H)W

SE = Sufficient Economy
HA = Happiness for all
W = Wealth
H = Health
W = Wisdom

Happiness for All
การกระทำใดๆ ที่เป็นไปเพื่อทุกข์ทั้งแก่ตนและคนอื่น ย่อมเป็นบาป เพราะนำภัยมาให้ทั้งระยะสั้น และระยะยาว ดังนั้นหลักการแรกแห่งความชอบธรรมคือพึงกอปรกิจเพื่อความสุขทั้งแก่ตนและ คนอื่นพร้อมกัน
แต่ความสุขที่ดีนั้น ต้องเป้นความสุขที่มีสรรถภาพ และประสิทธิภาพสูง และสร้างสรรค์คุณค่าอย่างเป็นระบบ ไม่ใช่ความสุขแบบขี้เกียจ มิใช่สุขแบบอดหยากและรอให้คนมาสงเคราะห์ หรือสุขแบบหลงใหลกระแสไปวันๆ ซึ่งไร้ความเสถียร
ความสุขที่ล้ำค่าจึงต้องเป็นไปเพื่อ Wealth and Health ด้วย

Wealth
สมบัติทั้งหลายมีค่าเป็นกลาง และใช้เป็นตัวกลางในการดำเนินกิจกรรมทางสังคมทั้งหลาย ดังนั้นการมีสมบัติจึงมีสิ่งที่เป็นกลางเพื่อการปฏิสัมพันธ์ที่ดี คนมีสมบัติมากก็เกื้อกูลได้มาก
แต่ที่สำคัญการแสวงหา การรักษา และการใช้สอยจะต้องชอบธรรม คือเป็นไปเพื่อประโยชน์ตน ประโยชน์ท่าน ประโยชน์ส่วนรวมพร้อมกัน
หากเป็นไปเพื่อประโยชน์สุขทุกฝ่ายแล้ว จะรวยเท่าไร ก็รวยไปเถิด แต่อย่าพยายามร่ำรวยจน เสียสุขภาพหรือสร้างความทุกข์ให้แก่ตนเองและผู้อื่นเป็นอันขาด จะขาดทุน

Health
ต้นทุนในการซ่อมบำรุงสุขภาพเมื่อเสียหายนั้นแพงมาก ทั้งในขณะที่ซ่อมสุขภาพอยู่ก็จะด้วยสมรรถภาพ ไร้ผลิตภาพ และสูญเสียความสุข ซึ่งปัญหาอื่นๆ จะตามมามากมาย การเสียสุขภาพจึงเป็นภาระอันยากลำบากทางเศรษฐกิจทั้งของตนเอง ขององค์กร ของสังคม และของชาติ
พระพุทธเจ้าจึงตรัสว่า “การไม่มีโรคเป็นลาภอันประเสริฐ” เพราะสุขภาพเป็นปัจจัยหลักของเศรษฐกิจประการหนึ่ง
ดังนั้น การมาทำงานร่วมกันของทุกคน พึงคำนึงถึง และส่งเสริมการรักษาสุขภาพของกันและกันด้วย อย่าปล่อยให้ป่วย แล้วมาตามซ่อมกัน ดีไม่ดีซ่อมไม่ได้ จะขาดทุนชีวิต

WISDOM
การจะทำทั้งหมดนี้ได้นั้น แน่นอน ปัจจัยจำเป็นที่ต้องมีให้มาก คือปัญญา ต้องมีปัญญารอบด้าน ประมวลปัญญาผสมผสานนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สุขจริงต่อชีวิต ต่อการงาน และการอยู่ร่วมกัน
ดังนั้น บุคคลกรทุกระดับ ต้องพัฒนาปัญญากันให้มาก ความรู้ที่มีอยู่ก็ต้องนำมาใช้ให้เกิดผลจริง แบ่งปันความรู้กัน อย่าเก็บไว้จนฝ่อหายไป
แลกเปลี่ยนคุณค่ากันและกัน พัฒนากันไป จนกว่าจะถึงเป้าหมาย คือทุกคนเป็นสุข อยู่สบายกันถ้วนหน้า

วันอาทิตย์ที่ 7 ตุลาคม พ.ศ. 2550

การบริหารความซับซ้อน

การบริหารความซับซ้อน
เดวิด เคอริดจ และ ซารา เคอริดจ


ปรัชญาเดมมิงได้แสดงถึงวิถีการลดความซับซ้อน ยิ่งทำให้มีความเรียบง่ายมากเท่าใด ก็ยิ่งบริหารง่ายเท่านั้น ประโยชน์จากการลดความซับซ้อนนั้นกว้างมาก และเห็นได้ยาก แม้การทำให้เรียบง่ายเป็นกฎที่ดีแต่มิใช่การมักง่ายอย่างไม่แยแส

ความซับซ้อนคืออะไร
ความซับซ้อนคือภาวะที่ตรงข้ามกับความเรียบง่าย มีหลายสิ่งเหลือเกินที่ดูยุ่งยากซับซ้อน แต่ในโลกของการบริหารมีอยู่สี่ประการที่ต้องจัดการ
1. ความซับซ้อนของเครื่องจักรกล เครื่องจักรกลส่วนใหญ่จะมีองค์ประกอบมากและมีความสัมพันธ์กันอย่างซับซ้อน
2. ความซับซ้อนของความรู้ ความรู้และทักษะที่ต้องใช้ในการประกอบการหรือบริหารองค์กรหนึ่งนั้นมีความไพศาลเกินกว่าที่คนคนเดียวจะรู้หรือทำได้หมด
3. ความซับซ้อนของการบริหาร ผู้บริหารต้องพิจารณาข้อมูลที่มหาศาลเพื่อการตัดสินใจ และต้องปรับแก้การตัดสินใจอยู่เนืองๆ ตามความเข้าใจใหม่ๆ
4. ความซับซ้อนของเป้าหมายและการควบคุม มนุษย์ในระบบต้องอยู่ในท่ามกลางแรงกระทำมากมายซึ่งมีทิศทางตรงข้ามกัน

เมื่อ ดร.เดมมิง กล่าวถึงความซับซ้อนที่เราควรจัดการหมายถึงความซับซ้อนอันไม่จำเป็น มิใช่ความซับซ้อนเชิงคณิตศาสตร์ ปรัชญาเดมมิงได้ให้ความสำคัญกับการที่คนต้องปฏิสัมพันธ์กับระบบอันซับซ้อน ซึ่งเราจะดูกันว่ามีหลักการอะไรบ้างที่เราจะใช้นาการเผชิญความซับซ้อนได้

ความซับซ้อนของเครื่องจักรกล
ภาวะซับซ้อนขององค์ประกอบ นี่คือสิ่งแรกที่เข้าใจได้ง่ายที่สุด เครื่องจักรส่วนใหญ่มีองค์ประกอบที่ซับซ้อน และทุกองค์ประกอบต้องทำงานได้ดี มิเช่นนั้นระบบจะรวนหรือล่ม ตัวอย่างเช่น ชิปคอมพิวเตอร์ซึ่งมีความซับซ้อนสูงมาก และยิ่งมีความซับซ้อนมากเท่าใด ความเสี่ยงที่ระบบใหญ่จะรวนก็มีมาก เช่นหาก ถ้ามีองค์ประกอบ 1000 ชิ้นส่วน ในแต่ละชิ้นมีความบกพร่อง 0.02% ความเสี่ยงที่ระบบจะรวนมีถึง 18%
ทางออกของเดมมิง เดมมิงแนะนำให้ใช้ความคิดสร้างสรรค์มาแก้ปัญหา ในกรณีนี้การดูแล ซ่อม บำรุง และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะทำให้เราได้ประโยชน์จากความซับซ้อนโดยลดปัญหาให้ น้อยลง

ภาวะซับซ้อนของการออกแบบ หลายสิ่งที่มีความซับซ้อนมาก มักเริ่มมากจากการออกแบบ ถึงแม้ว่าทุก องค์ประกอบทำงานอย่างดี แต่ก็ยากที่จะพยากรณ์การทำงานสมบูรณ์ของทั้งระบบ ซึ่งความผิดพลาดมักมาจากการที่แต่ละองค์ประกอบต้องมีความสัมพันธ์เชิงซ้อนกันมากมาย ดังนั้นต้องเช็คการทำงานของตัวต้นแบบให้ดีก่อนการผลิต
ถ้าจำนวนอินพุตไม่มากนัก เราก็ใช้เวลาในการตรวจสอบไม่นาน แต่หากอินพุตมาก เราอาจต้องใช้เวลานานมาก นี่คือเหตุผลที่ วอฟแวร์ส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกทดสอบทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ บริษัทอินเทลที่วางตลาด แพนเทียมหนึ่ง จึงพบปัญหามากมาย
ทางออกของเดมมิง ในหลักเศรษฐศาสตร์สมัยใหม่ แนะนำให้องค์กรให้ความสำคัญกับการ ออกแบบมาก และควรให้เวลากับระยะแรกๆ ของการออกแบบให้มาก เพื่อลดปัญหาความ ผิดพลาดในระยะท้ายๆ ที่กำลังจะผลิตใช้งาน

ภาวะซ้ำซ้อนของระบบ วิธีหนึ่งในการป้องกับความล้มเหลวของปฏิบัติการคือการทำงานซ้ำซ้อน ด้วยสมมติฐานที่ว่า หากระบบหนึ่งล้มเหลว อีกระบบหนึ่งจะยังคงทำงานได้ และทำให้กระบวนการยังดำเนินต่อเนื่อง ตัวอย่างที่ชัดของเรื่องนี้ คือเครื่องยนต์บนเครื่องบิน สำหรับเครื่องบินข้ามทวีปจะมีสี่เครื่องยนต์ ในขณะที่สองเครื่องก็เพียงพอและถูกกว่ามาก ดังนั้นการออกแบบเครื่องยนต์ที่มีประสิทธิภาพสูงจะช่วยลดความซ้ำซ้อนของงานซึ่งแพงกว่ามาก
การตรวจสอบและทำงานซ้ำก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งซึ่งมีให้เห็นอยู่ในองค์กรทั่วไป ซึ่งหากทำให้ดีเลยแต่แรกก็จะลดขั้นตอนการตรวจซ้ำ ทำงานซ้ำไปได้มาก

ความซับซ้อนของความรู้
ภาวะหลากหลายของความรู้ ในโลกที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว เราใช้ชีวิตด้วย นวัตการมากขึ้นโดยลำดับ ซึ่งทำให้องค์กรต้องการความรุ้อันหลากหลายเพื่อประสิทธิภาพ
- ไม่ว่าจะมีประโยชน์แค่ไหน สิ่งเหล่านี้ก็อาจกลายเป็นปัญหาได้ เพราะไม่มีใครสามารถรู้และจัดการทั้งหมดได้
- เรามีผู้เชี่ยวชาญมากมาย ข้อมูลมหาศาล แต่เวลาต้องการใช้ ไม่รู้จะไปเอาจากไหน หรือถามใคร
- ในที่สุดเราอาจจะต้องการผู้เชี่ยวชาญในการหาผู้เชี่ยวชาญ หรือข้อมูลที่ต้อการอีกชั้น
ปัญหาเหล่านี้เห็นได้ชัดในวงการแพทย์ เรามีแพทย์มากมายหลากหลายสาขาความเชี่ยวชาญ แต่ละผู้เชี่ยวชาญต่างก็รู้มากขึ้นในเรื่องที่เล็กลง ทั้งมีวารสารการแพทย์มากมายที่ไม่มีใครสามารถอ่านได้หมด ในที่สุดข้อมูลที่จำเป็นจริงจึงไม่ถึงประชาชนผู้ต้องการมัน

ภาวะเกลื่อนก่นไปด้วยผู้เชี่ยวชาญ ภาวะนี้นำไปสู่การแพร่ระบาดของผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งต่างก็มีความรู้มาก แต่ก็มีข้อจำกัดและขยะปนอยู่ด้วยไม่น้อย ซึ่งต้องใช้เวลามากกว่าจะสกัดหาข้อมูลที่ต้องการได้ และมักมีคำนำนำมากไป และไม่น้อยที่นำไปสู่ความขัดแย้ง เพราะผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนก็คิดว่าสาขาของตนสำคัญที่สุด
ผู้บริหารที่ต้องทำให้ระบบเดินไป มักพบปัญหาการตัดสินใจไม่ได้ เมื่อเจอความรู้หรือข้อมูลที่เยอะเกินไป จนไม่แน่ใจว่าอะไรคือสิ่งที่ถูกต้องเหมาะสมจริง
ทางออกของเดมมิง ให้ผู้เชี่ยวชาญทำงานเป็นทีม เพื่อให้มีปฏิกิริยาต่อกันตามธรรมชาติ และ กลั่นกรองสิ่งทีเหมาะสมแก่องค์กรมาใช้

ความซับซ้อนของการบริหาร
ในโลกการบริหารมีความซับซ้อนอยู่สองประการ คือ
ต้องตัดสินใจมากไป
ข้อมูลมากไป
ซึ่งสองสิ่งนี้มักจะมาด้วยกัน

ภาวะโอเว่อร์โหลดของผู้บริหาร ผู้บริหารทั้งหลายมักมีภาระการตัดสินใจที่มาก และใช้เวลานานเกินไปเพราะต้องพิจารณาข้อมูลคราวละมากๆ
ทางออกของเดมมิง เข้าไปหาและบริหารผู้เกี่ยวข้องแต่ละรายโดยตรง อย่ามัวสับสนอยู่กับข้อมูล แล้วไม่ตัดสินใจ การมีความสัมพันธ์โดยตรงกับผู้เกี่ยวข้องแต่ละรายจะทำให้ขจัดปัญหาความไม่ เข้าใจ หรือการคิดไปคนละทางได้ และลดต้นทุนการบริหารไปได้มาก
อีกวิธีหนึ่งคือหลีกเลี่ยง การตรวจสอบผลผลิตมหาศาลเสีย แล้วใช้การตรวจสอบตลอด กระบวนการแทน
อีกวิธีหนึ่งคือการใช้ผังควบคุมงาน ถ้าพบว่าเป็นปัญหาปกติ ก็ใช้กระบวนการปกติแก้ ไม่ต้อง สนองตอบไปเสียทุกกรณี

ความซับซ้อนของการควบคุม
ในองค์กรทั้งหลาย พนักงานมักถูกกระทำด้วยแรงหลายแรง เช่นคำสั่งจากเบื้องบน แรงกดดันจากผลตอบแทนและการลงโทษ การพยายามทำให้เป็นที่ถูกใจของคนอื่น สิ่งเหล่านี้คือกระบวนการควบคุม ซึ่งเกี่ยวข้องกับการไหลของข้อมูลจำนวนมาก

วงจรการควบคุมและข้อมูลป้อนกลับ วงจรควบคุมเป็นไปเพื่อถ่ายทอดคำสั่งตามเป้าหมายของผู้บริหารระดับสูง แต่เป็นการง่ายมากที่มักจะเกิดการคุมเข้มเกินไปจนผิดเพี้ยนไปจากเจตนารมณ์ของผู้บริหารไป และบ่อยครั้งที่ทำให้ระบบแข็งกระด้างจนยากต่อการเปลี่ยนแปลง และก่อให้เกิดผลเสียทางธุรกิจมากมาย

ทำไมต้องซับซ้อน

ความซับซ้อนบางอย่างเป็นสิ่งจำเป็น
องค์กรทั้งหลายมักต้องผ่านภาวะต่างๆ มากมายเพื่อความอยู่รอด แม้อุปกรณ์ของเครื่องบินจัมโบ้เจ็ทจะมากมาย แต่เราก็ไม่อาจละจำนวนมันได้โดยไม่สูญเสียความปลอดภัย ซึ่งเป็นที่รู้ดีทั่วกันภายใต้กฎ“Ashbey’s Law of Requisite Variety” ซึ่งกำหนดสิ่งที่ต้องมีขั้นต่ำเพื่อความปลอดภัย
ในบางครั้งความซับซ้อนหนึ่งก็สามารถสร้างความเรียบง่ายอื่นได้ ไมโครซอฟท์เวิร์ดใช้ง่ายเพราะมันถูกนำมาใช้กับโปรแกรมวินโดว์ที่ซับซ้อน สิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ใช้ทั่วไป
ดังนั้นการที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบง่ายเราต้องการความรู้ที่ถูกต้อง การพยายามทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายไปหมด อาจนำไปสู่หายนะได้

กลยุทธ์การลดความซับซ้อน
ปรัชญาเดมมิงส่วนใหญ่ จะเน้นการลดความซับซ้อน ต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งของหลักการเหล่านั้น

ลดความซับซ้อนของความรู้
การลดความซับซ้อนของความรู้ ทำได้โดยลดความซับซ้อนของระบบ และพยายามปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงานให้ราบรื่น และผ่านกระบวนการ PDSA ให้มาก เมื่อสามสิ่งนี้ดำเนินไปด้วยดี ความต้องการความรู้ที่มากมายจะน้อยลง และเรียกหาได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

ลดความซับซ้อนของการควบคุม
การลดความซับซ้อนของการควบคุมทำได้โดยศึกษากระบวนการไหลของงาน และลดความกลัว ความไม่ชัดเจนลง เมื่อทุกคนรู้ว่าใครคือลูกค้าที่ต้องเอาใจ งานก็จะง่ายขึ้น

ลดความซับซ้อนของการบริหาร
การลดความซับซ้อนทางการบริหารต้องเข้าใจจิตวิทยาการบริหารและระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

การใช้ระบบสารสนเทศ สิ่งหนึ่งซึ่งควรทำคือใช้สารบัญที่ละเอียด จะทำให้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น และไม่เสียเวลากับข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะนำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น

การปรับปรุงข้อมูล พยายามทำให้ข้อมูลมีความแน่นอนมากขึ้น โดยการนิยามศัพท์การบริหาร และศัพท์เทคนิคที่ใช้ประจำให้ชัดเจน และเข้าใจตรงกัน ยิ่งกำจัดความไม่ชัดเจน ไม่แน่นอนออกไปได้มากเท่าใด ก็ยิ่งทำให้ระบบข้อมูลมีประโยชน์ และการตัดสินรวดเร็วขึ้นเท่านั้น

ปรับปรุงการนำเสนอ การนำเสนอข้อมูลที่เข้าใจง่าย เช่น ผังควบคุม จะทำให้การตัดสินใจง่ายยิ่งขึ้นมากกว่ารายงานจำนวนมาก

อย่าทำให้ยุ่งยาก เมื่อไม่ต้องสู้รบปรบมือกันมาก การตัดสินใจก็น้อยลง การนำข้อมูลมาสู่กระบวนการทางสถิติ จะทำให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนขึ้น นำไปสู่กระบวนการตัดสินใจที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

การฝึกอบรม การฝึกอบรมเป็นกระบวนการแก้ปัญหา ณ จุดปัญหาที่มีประสิทธิผล

การมอบหมายงาน การมอบหมายอำนาจการตัดสินใจอย่างรอบคอบจะนำไปสู่ผลดีต่อองค์กรโดยรวม การกระจายอำนาจจะทำให้ลดขั้นตอนการตัดสินใจ และมีการตัดสินใจ ณ จุดที่ข้อมูลเกิดขึ้นได้โดยทันที และการตัดสินใจนั้นจะอยู่บนฐานข้อมูลมากกว่าความคิดเห็น

การทำให้ง่าย การลดจำนวนคู่ค้าเป็นตัวอย่างหนึ่ง ผังระบบ และกระบวนการจะทำให้รู้ว่าจะทำให้ง่ายได้อย่างไรโดยไม่เสียประสิทธิภาพ หัวใจสำคัญคือลดความซับซ้อนในอัตราที่ผู้รับผิดชอบสามารถตัดสินใจได้

การศึกษา การศึกษาที่ไม่ดีจะเพิ่มความยุ่งยากซับซ้อน แต่การศึกษาที่ดีจะลดความยุ่งยากซับซ้อนลง การศึกษาที่แท้จริงเป็นการพยายามหากฎเกณฑ์ มิใช่การแหวกว่ายในข้อมูลมหาศาล ซึ่งจะทำได้โดยง่าย โดยการคัดสรรสิ่งที่เกี่ยวข้อง และขจัดสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออกเสีย หากทุกคนรู้หลักการพื้นฐานของความเชี่ยวชาญด้านต่างๆ การเรียนรู้จะง่ายขึ้น และจะรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายได้ง่ายขึ้น

ปรัชญาทั้งสิบสี่ข้อของเดมมิง ได้แนะนำให้ลดความยุ่งยากซับซ้อนในทุกด้าน เมื่อทำได้ก็จะนำสู่ผลอันยอดเยี่ยม